Herunder finder du svar på de ofte stillede spørgsmål om at være frivillig på Tinderbox.
Som tak for din indsats, får du…
På Tinderbox er vi stolte af at have over 7.000 frivillige tilknyttet. Et fællesskab, som er med til at bygge festivalen op fra bunden. Uden frivillige, ingen Tinderbox.
At yde en frivillig indsats sammen med os er et aktivt tilvalg. Uanset om det er din kærlighed til Tinderbox, musikken og festen, ønsket om at styrke dit CV, din passion for frivilligt arbejde, eller noget helt andet, så er du en del af festivalen af en grund. Du bidrager med både professionelt og personligt engagement, fordi du ønsker at skabe noget meningsfuldt og anser dig selv, som en del af det, festivalen repræsenterer.
Som frivillig påtager du dig et ansvar overfor festivalen, din nærmeste leder, dit team samt alle dine frivillige kollegaer. Vi regner alle sammen med dig, og du kan regne med os.
Den bedste frivillige festivaloplevelse skaber du, et langt stykke hen af vejen, selv – det handler om indstilling, ja-hat og viljen til at samarbejde på mange forskellige niveauer. Til gengæld, for din indsats og store hjælp, lover vi at give dig noget til CV’et, fantastisk musik, en uforglemmelig oplevelse, samvær med nye og gamle venner og meget mere.
Som frivillig er du med til at repræsentere festivalen udadtil. Uanset din rolle er det derfor vigtigt, at du ser dig selv som en del af det fællesskab, der arbejder for at give festivalens gæster den bedst mulige oplevelse. At smile og yde god service – selv i pressede situationer – er dit stærkeste værktøj.
For at alt fungerer optimalt, er det afgørende, at vi støtter hinanden undervejs, og at du også hjælper med opgaver, der ligger uden for dit normale arbejdsområde. Et godt eksempel er vores “Trash Hero”-indsats på Tinderbox. Det betyder, at du automatisk bliver en del af den årlige indsats for at forbedre affaldssorteringen. Uanset hvilket team du er i, hvilket område du arbejder i, eller hvilke opgaver du har, hjælper du altid med at holde området rent og indbydende.
Bæredygtighed er mere end bare et ord på Tinderbox – det er en fælles indsats, hvor vi står sammen og hjælper hinanden. Over 60% af vores affald gennemgår en omhyggelig sorteringsproces, hvilket er en præstation, vi er meget stolte af. Dette ville ikke være muligt uden vores dedikerede hold af frivillige på ressourceområdet.
Disse frivillige er vores sande helte, som år efter år kæmper for at slå den tidligere sorteringsrekord. Men vi ved, at der altid er plads til forbedring, og derfor opfordrer vi alle til at deltage i indsatsen for at øge vores sorteringsprocent. Som Tinderbox-frivillig accepterer du at bidrage til at holde festivalpladsen ren og indbydende, så vi efterlader den med mindst muligt aftryk – uanset hvilket hold du tilhører.
Vi sorterer vores affald i ikke mindre end 10 hovedkategorier, og nogle af disse bliver endda yderligere opdelt i flere fraktioner for at sikre, at materialet kan genanvendes og få nyt liv. På Tinderbox er affald nemlig ikke bare noget, der skal smides ud – det er en ressource, som fortjener at blive genbrugt og forvandlet til noget nyt og bæredygtigt.
Du skal være fyldt 18 år for at kunne være frivillig på Tinderbox.
Det er ikke muligt at registrere sig i Ruby, hvis du er under 18 år.
Volunteer Loungen er stedet, hvor frivillige mødes på Tinderbox.
Udover hyggeligt samvær og alt det, du selv giver til området, finder du bl.a…
Alle frivillige er forsikret via den lovpligtige arbejdsskadeforsikring. Denne dækker personskade – ikke private ejendele. Hvis du for eksempel medbringer din computer til festivalen, er du selv ansvarlig for den.
Vi har desuden en arrangøransvarsforsikring, der dækker skader på tredjepart forårsaget af medarbejdere i forbindelse med udførelsen af deres arbejde.
Det er vigtigt, at du straks meddeler enhver skade til din teamleder, da du ellers risikerer, at din skade ikke bliver dækket.
Det er ikke tilladt at medbringe båndoptagere, videokameraer, spejlreflekskameraer eller professionelt fotoudstyr. Derimod er små digitale videokameraer (lommestørrelse) og smartphones tilladt uden forudgående tilladelse.
Billeder af artisterne, anmodninger om autografer eller anden form for kontakt med dem er forbudt. Det er vigtigt, at vi respekterer artisternes privatliv.
Ruby er Tinderbox’ frivilligsystem, og det er her, du tilmelder dig som frivillig. I Ruby finder du også oplysninger om dit team, din vagtplan, kontaktinformation på din teamleder samt anden vigtig information.
På Tinderbox har vi ikke et fast antal timer, du som frivillig skal engagere dig. Det afhænger nemlig af flere faktorer som opgaver, tidspunkt og periode (før, under eller efter festivalen).
Nogle vagter er lidt lettere og ligger på et fedt tidspunkt, mens andre vagter kan være mere krævende eller falde sammen med en populær kunstners optræden. Derfor ligger timeantallet typisk mellem 10-16 timer, hvis du har vagt under festivalen og omkring 20-24 timer, hvis du har vagt før/efter festivalen. Det synes vi, er den mest fair og fleksible fordeling.
Af samme grund kan dine timer enten være fordelt over flere vagter eller samlet på én dag.
På de fleste teams har du mulighed for selv at vælge dine vagter, så det står dig frit for, hvordan du planlægger din tid.
Når du tilmelder dig som frivillig i Ruby, bliver du bedt om at indbetale et depositum på 300 kr.
Bemærk! Depositummet vil blive refunderet, forudsat at du deltager og gennemfører din opgave samt overholder vores regler og vilkår.
Vi oplever desværre, at enkelte frivillige bliver væk fra deres vagter, selvom de via tilmeldingen har indvilliget i at hjælpe i bytte for adgang til festivalen og andre frivilligfordele. Når en frivillig udebliver, går det hårdt udover de andre i teamet, som møder op og derfor må tage ekstra ansvar for at dække ind. Det er ikke fair overfor resten af teamet.
Hvis du møder op til alle dine vagter, udfører dine tildelte opgaver og overholder vores regler og vilkår, får du selvfølgelig hele dit depositum tilbage. Du kan forvente at modtage pengene indenfor 14-21 dage efter festivalen – vi bestræber os naturligvis på at være så hurtige som muligt.
OBS! Tilbagebetalingen sker til samme konto, der blev brugt ved indbetaligen. Hvis du i mellemtiden har fået nyt betalingskort, vil tilbagebetalingen fortsat blive sendt til den konto, det daværende betalingskort var tilknyttet.
Når du tilmelder dig som frivillig gennem vores frivilligsystem Ruby, vil du automatisk blive bedt om at indbetale depositum. Her kan du betale med kort eller ApplePay.
Hvis du bliver forhindret i at være frivillig på Tinderbox, er det vigtigt, at du afmelder dig korrekt. Undlader du at gøre dette, vil det medføre et gebyr. Det er dit eget ansvar at dokumentere, at du har meldt afbud korrekt.
Ved afbud senest d. 30. maj 2025 har du mulighed for frit at afmelde dig i Ruby – dette gør du under dine personoplysninger på din profil.
Hvis du framelder dig senest d. 30. maj 2025, får du dit depositum tilbage efter festivalen. Ønsker du dit depositum tilbage før, skal du sende en mail til volunteer@tinderbox.dk.
Ved afbud efter d. 30. maj 2025 mister du dit depositum uanset årsag.
Afmelding sker ved at sende en mail til Volunteer Management på volunteer@tinderbox.dk med emnefeltet: ”Tinderbox afmelding – (Navn)”.
Hvis du allerede har afhentet dit armbånd og bliver syg, skal du sende et billede af dig selv med dit afklippede armbånd senest 1 time før din vagt. Billedet skal sendes som dokumentation til volunteer@tinderbox.dk med emnefeltet ”Afklippet armbånd / Sygdom”.
Hvis du melder dig syg, forbeholder Tinderbox sig retten til at anmode om relevant og gyldig dokumentation. Denne dokumentation skal være Tinderbox i hænde senest 7 dage efter dit afbud.
Hvis du ikke kan fremvise gyldig dokumentation for din sygdom, vil du blive pålagt et gebyr.
Alternativt kan du vælge én af følgende muligheder:
Modtager vi ikke et billede af dit afklippede armbånd senest 1 time før din vagt, pålægges du et gebyr på 3.700 kroner uanset årsag.
Du kan læse mere under vores regler og vilkår 👈
*OBS! Udgifter i forbindelse med dokumentationen betales af den frivillige.
Hvis du allerede har afhentet dit armbånd og melder afbud, skal du sende et billede af dig selv med dit afklippede armbånd senest 1 time før din vagt til volunteer@tinderbox.dk – ellers registreres afbuddet ikke korrekt.
For at undgå gebyr skal du vælge én af følgende muligheder:
Hvis ikke afbuddet modtages 1 time før vagtstart, vil du blive registreret som en ugyldig udeblivelse og opkrævet gebyr uanset årsag.
Brud på festivalens Regler og Vilkår eller dansk lovgivning kan medføre, at du får klippet dit armbånd, bliver blacklistet og modtager et gebyr på 3.700 kroner. Disse omfatter bl.a. krav om fremmøde på din vagt.
Hvis du udebliver fra en eller flere vagter uden aftale med din teamleder eller Volunteer Management, opkræves du et gebyr.
Det er dit eget ansvar at melde korrekt afbud til en vagt og kunne dokumentere dette. Læs mere under ”Afbud”.
Har du afhentet dit armbånd, skal du sammen med dit afbud sende et billede af dig selv med dit afklippede armbånd. Billedet skal sendes som dokumentation til volunteer@tinderbox.dk med emnefeltet ”Afklippet armbånd”.
Modtager vi ikke et billede af dit afklippede armbånd senest 1 time før din vagt, pålægges du et gebyr på 3.700 kroner uanset årsag.
Du kan læse mere under vores regler og vilkår 👈
Hvis du ønsker at være frivillig på Tinderbox, er det dit eget ansvar at undersøge reglerne for frivilligt ulønnet arbejde hos din A-kasse.
Da vi er en privat organisation, kan der være særlige regler for, hvor mange timer du må bidrage som frivillig.
Det er også dit ansvar at indberette det frivillige engagement til din A-kasse.
Barerne på festivalen administreres af forskellige studenterforeninger samt enkelte private aktører. Derfor har vi desværre ikke mulighed for at hjælpe, hvis du ønsker at være frivillig i en bar. I stedet bør du kontakte de relevante foreninger, som står for driften af barerne.
Herunder finder du en liste over de foreninger, der i øjeblikket driver barer på Tinderbox:
Hvis du ønsker at være frivillig i en madbod, skal du tage kontakt til den enkelte madbod. Madboderne er eksterne samarbejdspartnere, og vi kan derfor ikke tilmelde dig som frivillig hos nogle af madboderne.
Hvis du allerede har en aftale med en madbod, skal du tilmelde dig via deres personlige invitationslink for at komme på det korrekte team i Ruby. Tag fat i din kontaktperson ved madboden for nærmere info.
Du får tildelt vagter og opgaver af din kontaktperson ved madboden. Tag fat i vedkommende for at høre mere om bodens muligheder.
Du får mad og drikke i den bod, du arbejder for. Derudover har du adgang til Volunteer Lounge – vores frivilligområde, hvor du kan købe udvalgte drikkevarer til fordelagtige priser.
Er du allerede tilmeldt som frivillig i en bod og har du spørgsmål, der vedrører alt det lavpraktiske såsom dine opgaver, dine vagter, vagter sammen med en ven m.m., skal du kontakte din kontaktperson ved madboden.
Du finder kontaktoplysninger på din Teamleder under ”Mine teams” i Ruby .
Hvis du oplever tekniske problemer med Ruby, kan du skrive til os på volunteer@tinderbox.dk. Så forsøger vi at løse dit problem hurtigst muligt.
Selvfølgelig!
Som frivillig får du mad i forbindelse med din(e) vagt(er). Hvis du arbejder under festivalen, får du to gratis måltider. Arbejder du før/efter festivalen, får du fire gratis måltider.
Vi tager højde for vegetarer, men medbring gerne egen mad, hvis du har allergier eller særlige præferencer.
Vi opfordrer til, at du altid spiser hjemmefra, uanset hvornår på dagen din vagt ligger. Der kan være lang tid til en pause på tom mave.
Nej, desværre ikke. Det er ikke tilladt at medbringe egne drikkevarer – hverken dem med eller uden alkohol. Du kan læse mere under regler og vilkår her.
I stedet opfordrer vi dig til at besøge Volunteer Loungen, som er vores frivilligområde. Her finder du en vandpost, hvor du kan fylde den genanvendelige vandflaske, du får af os, samt en bar med op til 50% på drikkevarer.
Du er velkommen til at medbringe lidt snacks til eget forbrug, når du er på vagt. En proteinbar, et stykke frugt eller lignende kan være en god hjælp, hvis dit blodsukker skulle falde.
Har du generelle spørgsmål om frivillighed og Tinderbox, som ikke er besvaret i FAQ’en? Så kan du altid kontakte Volunteer Management på volunteer@tinderbox.dk.
Har du allerede tilmeldt dig som frivillig, og handler dine spørgsmål om praktiske forhold som opgaver, mødested, beklædning eller lignende, bør du kontakte din teamleder.
Du kan finde kontaktoplysningerne til din teamleder under “Mine teams” i Ruby.
Er du fra en forening og interesseret i et samarbejde? Så kan du læse mere på siden her eller kontakte Nadia på nadia@dtdgroup.dk.
Hvis du har et fysisk eller psykisk handicap, anbefaler vi, at du kontakter os på volunteer@tinderbox.dk, inden du tilmelder dig som frivillig. Afhængigt af dit handicap kan der være opgaver, som kan være udfordrende for dig. Ved at kontakte os kan vi hjælpe dig med at finde en opgave, der passer til dine behov.
Hvis du har brug for en ledsager på festivalen, må du gerne nævne det i din mail.
Hvis du tilmelder dig som frivillig gennem en forening, er det vigtigt, at din kontaktperson i foreningen giver os besked.
1.1
Denne persondatapolitik er gældende for samtlige af de personoplysninger, som du giver til os og/eller, som vi indsamler om dig som led i din tilknytning som frivillig på festivalen. Vi er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger.
1.2
I nærværende persondatapolitik kan du læse mere om, hvilke personoplysninger vi indsamler, hvordan vi håndterer dine personoplysninger og hvor længe vi opbevarer oplysninger om dig m.m. Du bør læse denne politik og henvende dig til festivalens Volunteer Management på volunteer@tinderbox.dk, såfremt der er noget i denne politik, som du ikke kan acceptere. Du kan til enhver tid finde den gældende version af denne persondatapolitik på tinderbox.dk.
1.3
Den overordnede retslige ramme for vores behandling af personlige oplysninger er Europa-Parlamentets og Rådets Forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og fri udveksling af sådanne oplysninger og ophævelse af direktiv 95/46/EF med tilhørende regulering. I tillæg hertil kommer den lov, som måtte blive vedtaget på baggrund af forslag til lov om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger fremsat den 25. oktober 2017.
1.4
Alle spørgsmål vedrørende nærværende persondatapolitik samt mistanke om manglende overholdelse skal i første omgang rettes til festivalens Volunteer Management på volunteer@tinderbox.dk
2.1 Nedenfor følger definitioner af visse af de væsentligste persondataretlige begreber:
Personoplysninger: Enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person. Det vil sige alle oplysninger, som direkte eller indirekte, alene eller i kombination, kan identificere en bestemt fysisk person.
3.1
Formålet med indsamling og behandling af personoplysningerne er at håndtere din deltagelse som frivillig på festivalen og yderligere arrangementer indenfor Down The Drain Group. Dine personlige oplysninger vil blive benyttet til følgende formål:
– Dokumentation af arrangementshistorik
– Kontakt i forbindelse med din deltagelse på vores arrangementer mv.
– Almindelig personaleadministration, herunder registrering af tilmelding til arrangementer, overblik over opgavetilmelding, udsendelse af informationer (herunder nyhedsbreve, evalueringslink, gengangerinvitation mv.)
– Administration af opkrævning/refundering af depositum og gebyrer mv.
– Administration af arbejdsskadeforsikring for frivillige
– Styring af adgangsrettigheder til dtdplay.dk
3.2
Vi anvender kun dine oplysninger til ovenstående formål, medmindre et nyt formål er klart foreneligt med de oprindelige formål, eller hvis du forinden har givet samtykke.
3.2.1
For at sikre kvaliteten af dine personlige oplysninger vil du hvert år automatisk blive bedt om at opdatere dem på dtdplay.dk. Vi er dog afhængige af, at du selv informerer om relevante ændringer såsom ny e-mailadresse, nyt telefonnummer eller lign.
4.1
Disse oplysninger indsamler vi direkte fra dig:
4.1.1
Navn, adresse, postnummer, by, mobilnummer, e-mailadresse, CPR-nummer, profilbillede, registrerings- og kontonummer (kun ved anmodning om lægeattestrefusion).
4.1.2
Vi indsamler som udgangspunkt ingen særlige kategorier af oplysninger om dig. Vi vil dog gerne vide, om der er noget helbredsmæssigt, vi skal tage højde for i forbindelse med de opgaver, du forventes at løse på vores arrangement. Eksempelvis, hvis du har dårlig ryg, dårlige knæ, et handicap eller lign. Ydermere om du får medicin for noget, som vi skal være opmærksomme på – astma, allergier eller lign. Oplysningerne behandler vi udelukkende på baggrund af din deltagelse på festivalen. Oplysningerne slettes herefter.
4.1.3
I forbindelse med din tilmelding som frivillig på festivalen kan det være nødvendigt at anmode om samtykke til at indhente oplysninger om din straffeattest. Attesten behandler vi udelukkende på baggrund af dit samtykke. Vi sletter attesten straks efter din deltagelse på festivalen. Vi vil efterfølgende, med dit samtykke, indhente oplysninger om din straffeattest en gang om året, såfremt du fortsat ønsker at være frivillig.
5.1
Når du bliver frivillig på festivalen, indgår du en aftale med os. Med henblik på, at vi kan administrere din frivillige tilknytning, har vi brug for at kunne behandle dine personoplysninger. Vi kan også behandle dine almindelige personoplysninger, hvis du fx har en forespørgsel eller lignende, som går forud for din beslutning om at indgå en aftale med os. Det juridiske grundlag for behandlingen af dine personlige oplysninger er artikel 6, stk. 1, (b) i Persondataforordningen, idet behandlingen af dine oplysninger er nødvendig for, at vi kan opfylde vores aftale med dig og/eller, at vi kan håndtere forespørgsler og lignende forud for din eventuelle indgåelse af en aftale med os.
5.2
Vi kan ligeledes behandle en række almindelige personoplysninger om dig som led i din tilknytning til os som frivillig, fordi vi har en berettiget interesse i at behandle sådanne oplysninger, jf. Persondataforordningens art. 6, stk. 2, (f), medmindre din ret til at opnå beskyttelse af dine egne almindelige personoplysninger går forud for vores legitime interesse i at behandle dine oplysninger.
5.3
I visse tilfælde er vi også retligt forpligtet til at behandle personoplysninger om dig. Det kan fx være til brug for dokumentation af lægeattestgodtgørelse, udlæg og lignende i medfør af reglerne i bogføringsloven. Selskabet skal blandt andet gemme regnskabsmateriale i fem år fra afslutningen af det regnskabsår, som regnskabsmaterialet vedrører.
5.4
Vores behandling af eventuelle særlige kategorier af personoplysninger (følsomme oplysninger), såsom fx oplysninger om dit helbred, sker på grundlag af dit samtykke, jf. Persondataforordningens art. 9, stk. 2, (a) eller med henblik på, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, jf. Persondataforordningens art. 9, stk. 2, (f).
6.1
Vi deler dine personoplysninger med de tredjeparter, som bistår os med at håndtere vores personaleadministration, herunder fx håndtering af opkrævning/refundering af depositum og gebyr, hosting af it-systemer m.v. Det betyder, at vi kan dele dine oplysninger med eksempelvis vores databehandlere, fx i form af serviceleverandører og teknisk support.
6.2
Vi har også mulighed for at dele dine oplysninger med vores andre selskaber/organisationer i det omfang, at dette er relevant.
– Tinderbox Entertainment, CVR: 36069848
6.3
I tillæg til ovenstående deler vi dine oplysninger i det omfang, vi er forpligtede hertil, fx som følge af krav om indrapportering til offentlige myndigheder som fx SKAT.
7.1
De personlige oplysninger, som vi behandler om dig som led i den løbende administration af dit frivillige virke på festivalen, såsom oplysninger om arrangementshistorik, CPR, e-mailadresse i forbindelse med invitation som tilbagevendende frivillig mv., opbevarer vi i op til to år fra du senest var aktiv på et af vores arrangementer. Hvis du ikke aktivt opdaterer og godkender, at vi fortsat må opbevare dine oplysninger, bliver alle dine oplysninger permanent slettet i vores database.
7.2
Andre personlige oplysninger, som vi behandler om dig, så som fx en straffeattest, arbejds- eller opholdstilladelse, slettes umiddelbart efter din deltagelse på festivalen.
8.1
Indsigt
8.1.1
Du har ret til at få indsigt i de personlige oplysninger, som vi behandler om dig. Ved at skrive til festivalens Volunteer Management på volunteer@tinderbox.dk kan du anmode om indsigt i de personlige oplysninger, som vi har registreret om dig – herunder de formål, som oplysningerne er indsamlet til. Vi vil efterkomme din indsigtsanmodning så hurtigt som muligt.
8.2
Berigtigelse og sletning
8.2.1
Du har ret til at anmode om korrektion, supplerende behandling, sletning eller blokering af de personlige oplysninger, vi behandler om dig. Vi vil efterkomme din anmodning så hurtigt som muligt. Hvis vi ikke kan imødekomme din anmodning, kontakter vi dig.
8.2.2
Øvrige rettigheder fremgår af Forordningen artikel 18 – 20
8.3
Tilbagekaldelse af samtykke
8.3.1
Hvis behandlingen af dine personlige oplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at trække dit samtykke tilbage. Din tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af den behandling, der blev gennemført, før du trak dit samtykke tilbage. Kontakt venligst festivalens Volunteer Management på volunteer@tinderbox.dk, hvis du er i tvivl om, hvorvidt du har afgivet samtykke til behandling af dine personoplysninger, eller hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke.
8.4
Betingelser og/eller begrænsninger af dine rettigheder
8.4.1
Der kan være betingelser eller begrænsninger knyttet til udnyttelsen af ovennævnte rettigheder.
8.5
Eventuelle konsekvenser ved ikke at afgive personoplysninger
8.5.1
Hvis du ikke ønsker at give samtykke omkring personoplysninger inden for de ovenstående beskrevne rammer, kan du ikke være frivillig på festivalen.
9.1
Vores behandling af personoplysninger er underlagt vores IT- og Sikkerhedspolitik. Vores IT- og Sikkerhedspolitik indeholder ligeledes regler for gennemførelse af risikovurdering og konsekvensanalyse af eksisterende samt nye eller ændrede behandlingsaktiviteter.
10.1
Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du klage til det danske datatilsyn:
Datatilsynet, Borgergade 28, 5. sal, 1300 København K., telefon 3319 3200, e-mail: dt@datatilsynet.dk
11.1
Vi forbeholder os ret til løbende at ændre nærværende politik. Den senest opdaterede politik kan altid findes via tinderbox.dk
Denne politik er senest opdateret 13.02.2024