Her vil du finde svar på de ofte stillede spørgsmål om at være frivillig på Tinderbox
Som tak for din indsats, lover vi…
På Tinderbox har vi næsten 7.000 frivillige tilknyttet. Et fællesskab, som er med til at bygge festivalen op fra ingenting til alting. Ingen frivillige = ingen Tinderbox.
At yde en frivillig indsats sammen med os er et aktivt tilvalg. Om det er fordi du bare elsker Tinderbox, elsker musik og fest, gerne vil have noget på CV’et, er en frivillig ildsjæl eller noget helt andet, så er du her som frivillig af en grund. Det er et professionelt og personligt engagement, du tilbyder, fordi du har lyst til at skabe noget meningsfyldt og anser dig selv, som en del af det, festivalen repræsenterer.
Som frivillig påtager du dig et ansvar overfor festivalen, din nærmeste leder, dit team samt alle dine frivillige kollegaer. Vi regner alle sammen med dig, og du kan regne med os.
Den bedste frivillige festivaloplevelse skaber du, et langt stykke hen af vejen, selv – det handler om indstilling, ja-hat og viljen til at samarbejde på mange forskellige niveauer. Til gengæld for din indsats og store hjælp lover vi blandt andet at give dig noget til CV’et, fantastisk musik, en fed oplevelse, nye venner, gamle venner og meget meget mere….
Som frivillig er du en del af festivalens ansigt udadtil. Det er derfor vigtigt, at du, uanset din funktion, betragter dig selv som værende en del af det fællesskab, der skal yde en service for festivalens gæster. At smile og yde en god service – også når der er travlt – er det bedste redskab, du har. For at få alt til at fungere optimalt er det essentielt, at vi hjælper hinanden undervejs, og at du også giver en hånd med opgaver, der falder uden for dit normale arbejdsområde.
Et eksempel er, at man automatisk er en Trash Hero på Tinderbox. Det betyder, at du er en del af den indsats, vi laver hvert år for at slå affaldssorteringsprocenten fra året før. Det betyder, at uanset hvilket team, hvilket område og hvilke opgaver du har, så hjælper du altid med at holde området rent og indbydende.
Vi forventer, at du respekterer vores fællesskab og er i stand til at tage vare på dig selv i det fællesskab. Sæt dig derfor ind i regler og vilkår, som er en ramme for, hvordan vi alle får en god festival sammen.
Ruby er vores frivilligsystem. Det er her, du tilmelder dig som frivillig, men også her, du finder din vagtplan, kontaktoplysninger på din teamleder, får nyheder, info og meget mere.
I forbindelse med din tilmelding som frivillig i Ruby vil du blive bedt om at indbetale et depositum på kr. 300.
Bemærk, at de kr. 300 blot er et depositum. Det vil sige, at du selvfølgelig får hele beløbet retur, så længe du møder op og udfører din opgave samt overholder vores regler og vilkår.
Desværre oplever vi, at enkelte frivillige bliver væk fra deres vagter, selvom de via deres tilmelding har indvilliget i at hjælpe os mod adgang til festivalen samt andre fordele som frivillig. Deres udeblivelse går i høj grad udover de andre frivillige på teamet, som er mødt op som lovet og i sidste ende skal løbe dobbelt så stærkt, fordi den udeblevne frivillige mangler. Det er ikke fair.
Derudover bruger vi meget tid og mange ressourcer på at skaffe nye medarbejdere til de opgaver, hvor vi pludselig ikke kan stille med det lovede antal personer. Den tid og de ressourcer vil vi langt hellere bruge på at gøre oplevelsen for jer seje frivillige endnu bedre hvert år.
Dukker du op på alle dine vagter, udfører det lovede arbejde samt overholder vores regler og vilkår, får du selvfølgelig hele dit depositum retur. Du kan forvente at modtage dine penge 14-21 dage efter festivalen – vi bestræber os naturligvis på at være så hurtige som overhovedet muligt, men vi er nødt til lige at give vores betalingssystem nogle dage at løbe på.
OBS! Tilbagebetalingen sker til samme konto, som er anvendt ved indbetaling. Hvis du i mellemtiden har fået nyt betalingskort, vil betalingen altså stadig tilbagebetales på den konto, som daværende betalingskort tilhørte.
Skifter du derimod bank, kan tilbagebetalingen ikke ske automatisk og du bedes kontakte os på volunteer@tinderbox.dk hurtigst muligt med dine nye kontooplysninger.
Skulle du, mod forventning, ikke møde op til dine vagter og/eller bryde vores regler og vilkår på anden vis, mister du dit depositum. Dette gælder også, hvis du melder afbud efter afbudsdeadline d. 10. juni.
Nej, du får selvfølgelig dit fulde depositum retur, hvis du overholder afbudsdeadline d. 10. juni.
Vores system giver os desværre ikke en notifikation, når du melder afbud inden afbudsdeadline. Derfor må du meget gerne sende en mail til os på volunteer@tinderbox.dk – så kan vi hjælpe dig med tilbagebetalingen af depositum tidligere end efter festivalen.
Hvis vi ikke hører noget fra dig, tilbagebetaler vi dit depositum sammen med resten. Cirka 14-21 dage efter festivalen.
Du vil helt automatisk blive bedt om at indbetale depositum, når du tilmelder dig som frivillig via vores frivilligsystem Ruby.
Du risikerer at blive pålagt et gebyr, hvis du ikke overholder festivalens Regler og Vilkår for frivillige.
Regler og Vilkår omfatter blandt andet fremmøde på vagt. Det vil sige, hvis du ikke fuldfører din vagt/vagter uden at have meldt korrekt afbud, vil du blive pålagt et gebyr.
Hvis du udebliver fra alle dine vagter, er gebyret på 2.700 kr.
Hvis du udebliver fra en af flere vagter, er gebyret på min. 1.500 kr.
Det er dit eget ansvar at melde korrekt afbud til en vagt og at kunne dokumentere dette. Læs mere under “Afbud”.
Hvis du har afhentet dit armbånd og efterfølgende melder afbud eller ikke møder op på din vagt, skal du sende et billede af dit afklippede armbånd til volunteer@tinderbox.dk med emnefeltet “afklippet armbånd”. Hvis vi ikke modtager et billede af dit afklippede armbånd senest 1 time efter dit afbud, pålægges du et gebyr på 2.700 kr. Vi anbefaler derfor altid, at du sender billedet sammen med dit afbud.
Afbud lørdag og/eller efter festivalen
Hvis du har hentet dit armbånd og melder afbud lørdag og/eller efter festivalen, er gebyret på minimum 1.500 kr.
Her er det afklippede armbånd dermed ikke nok til at undgå gebyr, men du modtager naturligvis ikke et gebyr ved fremvisning af gyldig lægeerklæring sammen med dit afklippede armbånd.
Du kan læse Regler og Vilkår her.
Hvis du bliver forhindret i at være frivillig på Tinderbox, er det vigtigt, at du melder afbud korrekt. Hvis du ikke melder afbud korrekt, risikerer du et gebyr.
Afbud inden d. 10. juni
Du framelder selv din profil i frivilligsystemet Ruby. Dette gør du under dine personoplysninger på din profil.
Hvis du framelder dig inden d. 10. juni, får du dit depositum tilbage efter festivalen. Hvis du ønsker det tilbage før, skal du sende en mail til volunteer@tinderbox.dk.
Afbud efter d. 10. juni
Hvis du bliver forhindret i at deltage på festivalen som frivillig efter afbudsdeadline, skal du melde afbud direkte til din Teamleader. Du finder din Teamleaders oplysninger i Ruby under ”mine teams”.
Hvis du melder afbud efter d. 10. juni, mister du dit depositum uanset årsag.
Afbud under 48 timer før din vagt eller under din vagt
Hvis du bliver pludseligt forhindret i at deltage som frivillig, skal dit afbud foregå via opkald, hvis der er under to døgn til din vagt. Hvis din Teamleader ikke besvarer opkaldet, skal du sende en sms. Dit afbud er først korrekt registreret, når du får svar fra din Teamleader.
Hvis dit afbud ikke bliver registreret korrekt, risikerer du et gebyr op til 2.700 kr. Sørg derfor altid for selv at have dokumentation for dit afbud.
OBS! Har du hentet dit armbånd til festivalen, gælder der særlige regler omkring afbud og gebyr. Læs mere under afsnittet gebyr.
Man skal være fyldt 18 år for at være frivillig på festivalen.
Det er ikke muligt at tilmelde sig i Ruby, hvis man er under 18 år.
Har du et fysisk eller psykisk handicap anbefaler vi, at du skriver til os på volunteer@tinderbox.dk inden du tilmelder dig som frivillig.
Afhængig af dit handicap, vil der være nogle opgaver, du vil have svært ved at varetage. På mail kan vi hjælpe dig med at finde en opgave som passer dig.
Har du behov for en ledsager på festivalen, så skriv det i en mail til os.
Er du frivillig igennem en forening er det vigtigt, at din foreningskontaktperson giver os besked.
Har generelle spørgsmål angående frivillighed og Tinderbox, som du ikke kan finde svar på i FAQ’en. Så kan du kontakte Volunteer Management på volunteer@tinderbox.dk
Er du fra en forening og interesseret i et muligt samarbejde? Skriv dig op i vores kontaktformular under frivillighedssiden, så vil en af vores foreningsansvarlige kontakte dig.
1.1
Denne persondatapolitik er gældende for samtlige af de personoplysninger, som du giver til os og/eller, som vi indsamler om dig som led i din tilknytning som frivillig på festivalen. Vi er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger.
1.2
I nærværende persondatapolitik kan du læse mere om, hvilke personoplysninger vi indsamler, hvordan vi håndterer dine personoplysninger og hvor længe vi opbevarer oplysninger om dig m.m. Du bør læse denne politik og henvende dig til festivalens Volunteer Management på volunteer@tinderbox.dk, såfremt der er noget i denne politik, som du ikke kan acceptere. Du kan til enhver tid finde den gældende version af denne persondatapolitik på tinderbox.dk.
1.3
Den overordnede retslige ramme for vores behandling af personlige oplysninger er Europa-Parlamentets og Rådets Forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og fri udveksling af sådanne oplysninger og ophævelse af direktiv 95/46/EF med tilhørende regulering. I tillæg hertil kommer den lov, som måtte blive vedtaget på baggrund af forslag til lov om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger fremsat den 25. oktober 2017.
1.4
Alle spørgsmål vedrørende nærværende persondatapolitik samt mistanke om manglende overholdelse skal i første omgang rettes til festivalens Volunteer Management på volunteer@tinderbox.dk
2.1 Nedenfor følger definitioner af visse af de væsentligste persondataretlige begreber:
Personoplysninger: Enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person. Det vil sige alle oplysninger, som direkte eller indirekte, alene eller i kombination, kan identificere en bestemt fysisk person.
3.1
Formålet med indsamling og behandling af personoplysningerne er at håndtere din deltagelse som frivillig på festivalen og yderligere arrangementer indenfor Down The Drain Group. Dine personlige oplysninger vil blive benyttet til følgende formål:
– Dokumentation af arrangementshistorik
– Kontakt i forbindelse med din deltagelse på vores arrangementer mv.
– Almindelig personaleadministration, herunder registrering af tilmelding til arrangementer, overblik over opgavetilmelding, udsendelse af informationer (herunder nyhedsbreve, evalueringslink, gengangerinvitation mv.)
– Administration af opkrævning/refundering af depositum og gebyrer mv.
– Administration af arbejdsskadeforsikring for frivillige
– Styring af adgangsrettigheder til dtdplay.dk
3.2
Vi anvender kun dine oplysninger til ovenstående formål, medmindre et nyt formål er klart foreneligt med de oprindelige formål, eller hvis du forinden har givet samtykke.
3.2.1
For at sikre kvaliteten af dine personlige oplysninger vil du hvert år automatisk blive bedt om at opdatere dem på dtdplay.dk. Vi er dog afhængige af, at du selv informerer om relevante ændringer såsom ny e-mailadresse, nyt telefonnummer eller lign.
4.1
Disse oplysninger indsamler vi direkte fra dig:
4.1.1
Navn, adresse, postnummer, by, mobilnummer, e-mailadresse, CPR-nummer, profilbillede, registrerings- og kontonummer (kun ved anmodning om lægeattestrefusion).
4.1.2
Vi indsamler som udgangspunkt ingen særlige kategorier af oplysninger om dig. Vi vil dog gerne vide, om der er noget helbredsmæssigt, vi skal tage højde for i forbindelse med de opgaver, du forventes at løse på vores arrangement. Eksempelvis, hvis du har dårlig ryg, dårlige knæ, et handicap eller lign. Ydermere om du får medicin for noget, som vi skal være opmærksomme på – astma, allergier eller lign. Oplysningerne behandler vi udelukkende på baggrund af din deltagelse på festivalen. Oplysningerne slettes herefter.
4.1.3
I forbindelse med din tilmelding som frivillig på festivalen anmodes du om at give samtykke til, at vi forbeholder os retten til at indhente oplysninger om din straffeattest. Attesten behandler vi udelukkende på baggrund af dit samtykke. Vi sletter attesten straks efter din deltagelse på festivalen. Vi vil efterfølgende, med dit samtykke, indhente oplysninger om din straffeattest en gang om året, såfremt du fortsat ønsker at være frivillig.
5.1
Når du bliver frivillig på festivalen, indgår du en aftale med os. Med henblik på, at vi kan administrere din frivillige tilknytning, har vi brug for at kunne behandle dine personoplysninger. Vi kan også behandle dine almindelige personoplysninger, hvis du fx har en forespørgsel eller lignende, som går forud for din beslutning om at indgå en aftale med os. Det juridiske grundlag for behandlingen af dine personlige oplysninger er artikel 6, stk. 1, (b) i Persondataforordningen, idet behandlingen af dine oplysninger er nødvendig for, at vi kan opfylde vores aftale med dig og/eller, at vi kan håndtere forespørgsler og lignende forud for din eventuelle indgåelse af en aftale med os.
5.2
Vi kan ligeledes behandle en række almindelige personoplysninger om dig som led i din tilknytning til os som frivillig, fordi vi har en berettiget interesse i at behandle sådanne oplysninger, jf. Persondataforordningens art. 6, stk. 2, (f), medmindre din ret til at opnå beskyttelse af dine egne almindelige personoplysninger går forud for vores legitime interesse i at behandle dine oplysninger.
5.3
I visse tilfælde er vi også retligt forpligtet til at behandle personoplysninger om dig. Det kan fx være til brug for dokumentation af lægeattestgodtgørelse, udlæg og lignende i medfør af reglerne i bogføringsloven. Selskabet skal blandt andet gemme regnskabsmateriale i fem år fra afslutningen af det regnskabsår, som regnskabsmaterialet vedrører.
5.4
Vores behandling af eventuelle særlige kategorier af personoplysninger (følsomme oplysninger), såsom fx oplysninger om dit helbred, sker på grundlag af dit samtykke, jf. Persondataforordningens art. 9, stk. 2, (a) eller med henblik på, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, jf. Persondataforordningens art. 9, stk. 2, (f).
6.1
Vi deler dine personoplysninger med de tredjeparter, som bistår os med at håndtere vores personaleadministration, herunder fx håndtering af opkrævning/refundering af depositum og gebyr, hosting af it-systemer m.v. Det betyder, at vi kan dele dine oplysninger med eksempelvis vores databehandlere, fx i form af serviceleverandører og teknisk support.
6.2
Vi har også mulighed for at dele dine oplysninger med vores andre selskaber/organisationer i det omfang, at dette er relevant.
– Tinderbox Entertainment, CVR: 36069848
6.3
I tillæg til ovenstående deler vi dine oplysninger i det omfang, vi er forpligtede hertil, fx som følge af krav om indrapportering til offentlige myndigheder som fx SKAT.
7.1
De personlige oplysninger, som vi behandler om dig som led i den løbende administration af dit frivillige virke på festivalen, såsom oplysninger om arrangementshistorik, CPR, e-mailadresse i forbindelse med invitation som tilbagevendende frivillig mv., opbevarer vi i op til to år fra du senest var aktiv på et af vores arrangementer. Hvis du ikke aktivt opdaterer og godkender, at vi fortsat må opbevare dine oplysninger, bliver alle dine oplysninger permanent slettet i vores database.
7.2
Andre personlige oplysninger, som vi behandler om dig, så som fx en straffeattest, arbejds- eller opholdstilladelse, slettes umiddelbart din deltagelse på festivalen.
8.1
Indsigt
8.1.1
Du har ret til at få indsigt i de personlige oplysninger, som vi behandler om dig. Ved at skrive til festivalens Volunteer Management på volunteer@tinderbox.dk kan du anmode om indsigt i de personlige oplysninger, som vi har registreret om dig – herunder de formål, som oplysningerne er indsamlet til. Vi vil efterkomme din indsigtsanmodning så hurtigt som muligt.
8.2
Berigtigelse og sletning
8.2.1
Du har ret til at anmode om korrektion, supplerende behandling, sletning eller blokering af de personlige oplysninger, vi behandler om dig. Vi vil efterkomme din anmodning så hurtigt som muligt. Hvis vi ikke kan imødekomme din anmodning, kontakter vi dig.
8.2.2
Øvrige rettigheder fremgår af Forordningen artikel 18 – 20
8.3
Tilbagekaldelse af samtykke
8.3.1
Hvis behandlingen af dine personlige oplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at trække dit samtykke tilbage. Din tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af den behandling, der blev gennemført, før du trak dit samtykke tilbage. Kontakt venligst festivalens Volunteer Management på volunteer@tinderbox.dk, hvis du er i tvivl om, hvorvidt du har afgivet samtykke til behandling af dine personoplysninger, eller hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke.
8.4
Betingelser og/eller begrænsninger af dine rettigheder
8.4.1
Der kan være betingelser eller begrænsninger knyttet til udnyttelsen af ovennævnte rettigheder.
8.5
Eventuelle konsekvenser ved ikke at afgive personoplysninger
8.5.1
Hvis du ikke ønsker at give samtykke omkring personoplysninger inden for de ovenstående beskrevne rammer, kan du ikke være frivillig på festivalen.
9.1
Vores behandling af personoplysninger er underlagt vores IT- og Sikkerhedspolitik. Vores IT- og Sikkerhedspolitik indeholder ligeledes regler for gennemførelse af risikovurdering og konsekvensanalyse af eksisterende samt nye eller ændrede behandlingsaktiviteter.
10.1
Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du klage til det danske datatilsyn:
Datatilsynet, Borgergade 28, 5. sal, 1300 København K., telefon 3319 3200, e-mail: dt@datatilsynet.dk
11.1
Vi forbeholder os ret til løbende at ændre nærværende politik. Den senest opdaterede politik kan altid findes via tinderbox.dk
Denne politik er senest opdateret 17.03.2020
